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Fünf Warnzeichen, dass Sie vielleicht nicht die günstigsten Einkaufskonditionen haben

Den Finanzvorständen und Leitern von Controlling und Einkauf wird von den Lieferanten und oft auch von der eigenen Organisation immer suggeriert, dass ihre Unternehmen die besten Preise mit den besten Konditionen bekommen haben. Aber wie können Sie sicher sein? Wenn Sie eines dieser fünf Warnzeichen unten erkennen, stehen aus unserer Erfahrung die Chancen gut, dass Sie nicht ganz optimal aufgestellt sind und Potenziale für Verbesserungen gegeben sind.

 

1. Der Preis ist gebündelt.

Es gibt keine Möglichkeit zu wissen, ob Sie ein gutes Angebot bekommen haben, wenn Sie nur einen einzigen Preis für mehrere, gebündelte Produkte oder Dienstleistungen zahlen. Sie sollten für alle Einzelposten Preise erhalten, auch wenn Sie letztlich die Gesamtausgaben als Paket verhandeln. Neben anderen Vorteilen ermöglicht eine solche Vorgehensweise die Analyse, ob bestimmte Elemente nicht sogar besser von alternativen Anbietern bezogen werden können. Gebündelte Preise in festgelegten Verträgen nehmen Ihnen weiterhin häufig die Flexibilität, um auf geänderte Anforderungen reagieren zu können. Insbesondere, wenn später gewisse Leistungen aus dem Bündel nicht mehr oder weniger gebraucht werden, kommt man selten zu guten Bedingungen aus den Verträgen wieder heraus.

 

2. Der Rabatt sieht zu gut aus.

Große prozentuale Rabatte eines beliebigen Listenpreises können die Illusion eines günstigen Preises suggerieren, aber der hohe Rabatt ist nur sinnvoll, wenn auch der zugrunde liegende Listenpreis angemessen ist. Weiterhin ist unbedingt darauf zu achten, dass auch die Qualität und andere Nebenbedingungen stimmen. Da hohe Nachlässe oft bei Erstbestellungen gegeben werden sollte festgeschrieben sein, dass spätere Nachbestellungen und Dienstleistungen ebenfalls entsprechend rabattiert werden. Am Ende zählt die Total Cost of Ownership und nicht ein günstiger Einstiegspreis.

 

3. Verpflichtungen auf Abnahmemengen und Volumen.

Ihre Lieferanten werden den Deal auf der Basis seines langfristigen Werts verhandeln, also sollten Sie dies auch tun. Letztlich muss ein Geschäft immer für beide Seiten noch ein Geschäft bleiben und auch Ihr Lieferant hat nichts zu verschenken. Mehrjährige Vereinbarungen und Abnahmeverpflichtungen, die Ihnen jede Flexibilität nehmen und Preisanpassungsklauseln beinhalten, können sich äußerst nachteilig auswirken und sind in jedem Fall zu vermeiden. Anpassungen an den tatsächlichen Bedarf bei starkem Wachstum, aber auch bei Minderabnahmen sollten fair geregelt sein, ebenso die Weitergabe von möglicherweise sinkenden Einstandskosten (Beispiel ITK).

 

4. Der Preis wurde ursprünglich auf Budgetbasis kalkuliert.

Lange bevor die eigentlichen Verhandlungen beginnen werden mögliche Anbieter hinsichtlich eines Budgets befragt, dass für ein vielleicht noch gar nicht genehmigtes Projekt gebraucht und eingestellt werden soll. Ist das Projekt dann genehmigt kennt Ihr Anbieter Ihre Schmerzgrenze. Da er für die Budgetabgabe kaum stark diskontiert haben dürfte ist die Gefahr groß nicht den optimalen Preis zu erzielen, selbst wenn später ordentlich ausgeschrieben und mit mehreren Anbietern verhandelt wird. Kontaktaufnahmen mit Lieferanten vor Verhandlungsbeginn sollten vermieden werden oder, falls doch erforderlich, mit Vorsicht gehandhabt werden. Idealerweise sollten Budgetzahlen auf Vergangenheitswerten oder fremden Benchmarks basieren, andernfalls hat die Vertriebsorganisation des Lieferanten auf jeden Fall einen Zeit- und Informationsvorsprung vor Ihrem Einkauf.

 

5. Automatische Verlängerungen und zu wenig Zeit, um Verträge zu erneuern.

Viele Verträge haben automatische-Verlängerungen, oft sogar in Verbindung mit festgelegten Preiserhöhungsklauseln. Solche Verträge sollten stets Ihre Aufmerksamkeit haben und rechtzeitig vor Ablauf in Neuverhandlungen münden. Insbesondere bei Dienstleistungen, die bei einem Partnerwechsel zu erheblichem Aufwand Ihrer eigenen Organisation führen wird der Dienstleister von sich aus, wenn überhaupt, erst zu einem späten Zeitpunkt auf Sie zukommen. In solchen Fällen müssen Sie fast jedes Neuangebot akzeptieren und am Ende froh sein, wenn Ihr Lieferant die Situation nicht über Gebühr ausnutzt.

 

Wenn Sie in Ihrer Organisation in einem Kostenbereich eines dieser fünf Warnzeichen erkennen, dann ist die Gefahr groß, dass Sie dort nicht die optimalen Konditionen verhandelt haben. Denken Sie darüber nach. In diesem Beschaffungsbereich stecken möglicherweise interessante Potenziale, um die Rentabilität und Liquidität Ihres Unternehmens kurzfristig zu verbessern.

 

Aus dem Amerikanischen entnommen – und sehr frei übersetzt – von Scott Drobes, einem Spezialisten für strategisches Lieferantenmanagement und Partner bei Third Law Sourcing

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